W dobie zaawansowanych narzędzi cyfrowych obieg dokumentacji w firmach nabiera nowego wymiaru. Efektywne zarządzanie informacją staje się kluczowe dla sukcesu każdego przedsiębiorstwa. W tym artykule przyjrzymy się cyfrowym, zaawansowanym, a często nawet automatycznym, rozwiązaniom z zakresu zarządzania dokumentacją. Pomożemy zrozumieć, jak technologia wpływa na sposób przechowywania, zabezpieczania i udostępniania danych oraz omówimy korzyści, jakie niesie za sobą digitalizacja dokumentów.
Co daje przedsiębiorcom optymalizacja procesów zarządzania dokumentami?
Celem zorganizowanego i uporządkowanego przepływu danych w firmie jest usprawnienie procesów, czyli zwiększenie ich efektywności. Cyfrowe rozwiązania z zakresu zarządzania dokumentami mogą znacząco zredukować koszty związane z przechowywaniem dokumentacji w formie tradycyjnej, czyli papierowej.
Cyfryzacja dokumentów zwalnia przestrzeń w biurach, a także usprawnia komunikację i przyspiesza udostępnianie danych w przedsiębiorstwie, co przekłada się na szybsze podejmowanie decyzji. Znaczenie ma również poprawa bezpieczeństwa informacji. Dzięki nowoczesnym narzędziom istnieje możliwość szyfrowania danych, a także kontrolowania dostępu do zasobów.
Co składa się na zarządzanie dokumentami w firmie?
Skuteczne zarządzanie dokumentami obejmuje wiele aspektów, takich jak archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji oraz digitalizacja.
Archiwizacja dokumentów jest procesem polegającym na ich sortowaniu, katalogowaniu, nadawaniu im kategorii, określającej czas przechowywania. Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja nie tylko poprawia obieg informacji w firmie, ale również zmniejsza ilość przechowywanych dokumentów poprzez ich terminowe brakowanie lub niszczenie.
Przechowywanie dokumentów jest kilkuetapowym procesem, który polega głównie na składowaniu dokumentów przez określony czas oraz zawiera ich bieżącą obsługę. Obsługa dokumentacji obejmuje wypożyczanie dokumentów na żądanie, ich terminowe niszczenie i brakowanie – przy czym każda z tych operacji jest rejestrowana w systemie.
Niszczenie dokumentacji to ważny etap bezpiecznego zarządzania danymi w przedsiębiorstwie. Proces powinien być przeprowadzony przez certyfikowaną firmę. Taką usługę znajdziemy na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/. Po zniszczeniu dokumentacji firma odpowiedzialna za proces wystawia certyfikat bezpieczeństwa. Oznacza to, że dokumenty zostały zniszczone bezpowrotnie, a informacje nie dostaną się w niepowołane ręce.
Digitalizacja dokumentów – jak to wygląda w praktyce?
W erze cyfrowej firmy inwestują w narzędzia pozwalające na automatyzację procesów, które wcześniej wymagały pracy ręcznej, przez co absorbowały pracowników firmy. Dlatego dużym zainteresowaniem cieszy się cyfryzacja dokumentów, czyli ich digitalizacja (proces przekształcania dokumentów papierowych lub innych form analogowych na formę cyfrową). Zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej jest bardziej wydajne, a dane gromadzone w chmurze lub na serwerach firmy są dobrze zabezpieczone.
Proces digitalizacji rozpoczyna się od przygotowania dokumentacji do skanowania (sortowanie, rozszycie itp.), następnie dokumenty są skanowane z wykorzystaniem technologii OCR, czyli Optical Character Recognition. Dokumentom po zeskanowaniu przypisuje się odpowiednie metadane, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie. Na samym końcu procesu dane są formatowane i dokładnie zabezpieczane.
